Índice
Lección 6: LA ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
OBJETIVOS
• Conocer las funciones de gestión para el adecuado funcionamiento de tu empresa.
• Identificar los principales procesos y procedimientos para la gestión de la empresa.
• Criterios para la selección y gestión del personal.
• Reconocer los principales procesos del futuro negocio.
INTRODUCCIÓN
En las lecciones anteriores hemos decidido qué organización empresarial se va a implementar y el tipo de persona jurídica a constituir para efectivizar la idea de negocio; nos corresponde ahora definir la administración de la empresa. Las cuatro funciones de la administración incluyen: planificar, organizar, controlar y dirigir la empresa, mediante procesos y procedimientos eficientes y efectivos.
En esta lección continuaremos revisando dichas funciones y abordaremos un aspecto vital para la gestión de la empresa, los recursos humanos o capital humano. Se explicarán sus principales procesos de gestión y cómo estos procedimientos deben estar enmarcados en la normativa vigente.
Algunas preguntas iniciales:
• ¿Sobre qué procesos de la empresa es necesario el control?
• ¿Una pequeña empresa necesita todas las áreas?
• ¿Es necesario tener relaciones laborales formales con nuestros colaboradores?
• ¿Las autoridades supervisan las obligaciones labores en las pequeñas empresas?
• ¿Habrá sanciones por no cumplirlas?
ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA
La Empresa
Hemos visto que al realizar su FODA, Alex y Verónica descubrieron algunos recursos que poseían para el desarrollo del negocio; sin embargo, del buen manejo de estos recursos dependerá el éxito de su empresa. Se requiere entonces una estrategia para aplicar eficaz y eficientemente estos recursos.
La administración de la empresa es el proceso para lograr objetivos y resultados positivos, con una utilización de los recursos disponibles y la contribución del esfuerzo interno y de colaboradores externos.
Esta definición incluye los siguientes elementos:
Objetivo: El proceso de administración está direccionado a lograr metas y resultados establecidos.
Eficiencia: Además de buscar el objetivo expresado en resultados y metas, trata de darle un adecuado y óptimo uso a todos los recursos que tiene a su alcance.
Colaboración del esfuerzo externo: La administración involucra a colaboradores externos (personas u otra organización empresarial) para lograr los objetivos y metas trazados con anterioridad.
Coordinación de recursos internos: La administración necesita combinar, sistematizar y analizar los diversos recursos que se involucran para el logro de un objetivo determinado.
Grupo social: la administración relaciona personas y, por lo tanto, es afectada por las características y emociones de estas personas y su sociedad, la administración se da dentro de los grupos sociales.
Funciones de la Administración
Dos de estas funciones: planificar y organizar las explicamos en la lección anterior, repasemos algunos conceptos:
Planificar
Es organizar o prever las tareas, hacer el plan o proyecto de una acción, con algunas preguntas básicas:
• ¿Qué actividades debo realizar para lograr mis objetivos?
• ¿Hay alguna acción previa a esta actividad?
• ¿Quiénes van a participar en estas acciones?
• ¿Qué recursos van a ser necesarios?
Como hemos visto en la lección anterior, cada una de las áreas de la empresa podrá planificar sus actividades; sin embargo, también existe un plan general de la empresa, al que se denomina plan estratégico. Todos los planes de las diferentes áreas deberán estar interrelacionados con este plan, con el fin de conseguir una organización de sistemas integrados.
Organizar
Es coordinar las personas y los medios adecuados para lograr estas acciones y,a través de ellas, los objetivos. Es decir, debemos coordinar todos los recursos adecuados y necesarios para lograr el objetivo de tu empresa, siguiendo un orden secuencial.
Como señalamos en la lección anterior, las siguientes preguntas facilitan esta tarea:
• ¿Cuál es el objetivo final que quiero alcanzar?
• ¿Qué debo haber logrado antes o qué acción me ha llevado a alcanzar el objetivo?
• ¿Se requirió una actividad previa a ésta?
• ¿Existen otras actividades que no dependen de esta acción y que se pueden ir avanzando independientemente?
• ¿El tiempo para organizarme es el suficiente?
• ¿Estoy organizando las actividades y recursos adecuadamente?
Una adecuada organización ahorra tiempo y aprovecha mejor los recursos (productivos, humanos y financieros).
Dirigir
Es encaminar la intención y las operaciones a determinado fin u objetivo. En pocas palabras, debes ser tú emprendedor el “capitán” o líder para regir y dar reglas del manejo de la empresa. No obstante, en cada área debe existir un responsable de dirigirla.
Algunas preguntas que te debes hacer como emprendedor:
• ¿Estoy capacitado para dirigir la empresa en forma adecuada?
• ¿Tengo definido un plan y objetivos estratégicos para dirigir mi empresa?
La empresa u organización se dirige teniendo siempre en consideración la misión y la visión que se han establecido para su constitución, estos son los pilares que permiten la integración de todas sus acciones y trazan su dirección. “La dirección es la puesta en marcha de las estrategias y el manejo, es decir, la gerencia de la organización. Etapa crucial donde el liderazgo y la cultura organizacional son claves para una exitosa gestión.” (D´Alessio. El proceso estratégico.2008).
Controlar.
Es el proceso de inspección, comprobación, fiscalización e intervención de las actividades, para indagar sobre su situación, el avance o alcance de las metas y objetivos. Ésta es una función elemental de la empresa, para lograr las metas y sus objetivos, teniendo claridad sobre lo que se debe lograr y cómo lograrlo.
El control debe resolver preguntas como:
• ¿Se están cumpliendo las tareas de acuerdo a los plazos que establecimos en el plan?
• ¿Se están siguiendo los pasos que definimos en la organización del trabajo?
• ¿Tengo los adecuados controles para lograr mis objetivos?
• ¿Estos controles son sencillos pero eficaces para cada área?
• ¿Existen pocos pero efectivos controles en mi empresa?
• ¿Cómo se toman las adecuadas decisiones de inversión, financieras y de rentabilidad?
El control es un proceso importante que, en estos últimos años, ha desarrollado sistemas más precisos e integrales conocidos como “sistemas de calidad”. Más adelante, al revisar el proceso de producción, desarrollaremos este tema con detalle.
A partir del aumento de la competencia y de las mayores exigencias de los clientes, la administración también se ha enfocado en el concepto de “calidad”. Es conocido el movimiento de las Cinco S, o mejoramiento continuo, que se inició en Japón con la guía de W.E. Demming, con resultados positivos para las organizaciones en general y, principalmente, para las organizaciones empresariales.
Los cinco ejes del mejoramiento continuo son: organizar adecuadamente, ordenar, limpiar, mantenimiento de la limpieza y disciplina.
Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan gestionarse adecuadamente y mantener los estándares de calidad que le permitan ser competitivas.
“El permanente objetivo de la administración es aumentar la productividad como vehículo para incrementar las posibilidades de competir con éxito en el sector o subsector industrial y en los diferentes mercados globales.”
Fernando D`Alessio, 2008
Cuando revisamos la organización de una empresa distinguimos diferentes áreas funcionales las que, a su vez, tienen diversos procesos y procedimientos en su interior. En producción, por ejemplo, existen varios procesos vinculados a la logística, producción, mantenimiento y calidad, que se combinan aunque tienen actividades específicas para lograr su objetivo. Un adecuado control debe considerar todos los procesos.
Se entiende por proceso al grupo de operaciones o actividades mutuamente vinculadas o qué interactúan, las cuales transforman todos los recursos que ingresan en productos de salida (intermedio o finales).Cada proceso tiene un inicio y un producto final como resultado.
La norma internacional ISO-9001 define un proceso como “una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona, con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados” (ISO, 2000; pp. 6).
La revisión de la cadena productiva de nuestro negocio nos ayudará a definir sus principales procesos. Se sugiere revisar el video sobre gestión de procesos: [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] (parte 2).
Más adelante ampliaremos este tema al desarrollar el Plan de Producción de nuestra idea de negocio.
Un procedimiento, en cambio, es la forma específica para efectivizar una operación, actividad o proceso; cada organización define las normas y formas específicas de desarrollarlos.
EL CASO DE ALEX Y VERÓNICA
Alex y Verónica deben organizar su empresa, vinculando los aspectos de planificación, organización, control y dirección: es decir, la administración del restaurante Sabores Tradicionales SRL.
Veamos…
¿Qué tendrán que administrar Alex y Verónica?
¿Qué tendrán que planificar?
• Sus gastos o egresos: la adquisición de insumos, los gastos de mantenimiento del local, el pago del personal, el pago de tributos….
¿hay algo más que han olvidado?
• Cómo distribuir sus ingresos: la cobranza por la venta de dulces y comidas, el manejo de sus ahorros y cuentas bancarias, las deudas por los utensilios comprados…. ¿hay algo que olvidaron en esta lista?
• La forma de mercadear y atraer clientes a su negocio, las estrategias que usarán y la inversión que harán.
• La producción de los dulces y platos de comida, ¿con cuántos comenzarán, cómo los producirán?
• El personal que irán incorporando al negocio, ¿cuándo lo contratarán?
¿bajo qué modalidad será mejor?
¿Qué tendrían que organizar?
• Cada una de las actividades dentro del proceso que le corresponde.
• El orden en el que se deben realizar estas actividades.
• El proceso de producción para evitar desperdicios, ahorrar tiempo y atender adecuadamente a los clientes?
• Los procesos y procedimientos para el mantenimiento y limpieza del restaurante.
• Cómo distribuir sus ingresos y egresos para cada una de estas actividades y procesos.
• Cómo organizar sus compras.
• Cómo llevar los controles de cada área.
¿Qué tendrán que dirigir?
• El funcionamiento o servicio al cliente.
• Al personal contratado, asignándoles tareas.
• La relación con los proveedores.
¿Qué tendrán que controlar?
• Cómo garantizar la calidad de los insumos y de los platos elaborados.
• Cómo garantizar la cobranza y el pago de los clientes.
• Cómo llevar registros claros que les permitan ver su situación financiera.
• Cómo cumple el personal sus tareas y responsabilidades.
• Cómo se cumplen las normas de seguridad, laborales y administrativas.
¿Hay algo que habrán olvidado?
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Una vez que ellos han definido los procesos que requiere la producción (elaboración de comidas), la atención o servicio (a clientes y proveedores), las finanzas (gastos y pagos) y la administración, se han distribuido las tareas.
Veamos cómo se han distribuido estas tareas…
Alex y Verónica ya han hecho un listado de las actividades que deben realizar para lograr atender en su restaurante. Ellos ya han contactado con los proveedores de insumos, así como con las posibles personas que ayudarán en el restaurante.
Sin embargo, se han dado cuenta que lo primero es la implementación del local y tener los recursos necesarios: ollas, cocinas, equipos de cocina, implementos necesarios como menajes (platos y cubiertos), previo a la apertura de su local.
Ya han definido que Alex se encargará de todo el proceso de gestión: cobranza, atención al cliente con el apoyo de un mozo. Verónica estará a cargo de las compras de insumos y de dirigir todo el proceso de cocina (ella cocinará y contará con la ayuda de otra persona (un posible familiar al que se le pagará diariamente). Alex ha diseñado unas hojas de control de cobranzas, de los gastos y otra que les permitirá saber cuántos clientes se atienden.
Verónica, en base a su experiencia, elaboró un kardex (hoja de control) de insumos adquiridos y de los consumidos y ya definió los stocks mínimos para cada insumo.
Los dos son los socios, sin embargo, uno de ellos debe dirigir a la empresa.
Yo voy a dirigir todo lo referido a comidas y almacén.
Las cobranzas, gestiones externas e internas las ejecuto yo, pero no ingresaré a dirigir
la cocina.
Ante esta situación, deben precisar quién va a ser el que dirige la empresa (unidad de dirección o mando).
Conversando, llegaron a la conclusión de que Alex tiene mayores condiciones para dirigir la empresa, por lo tanto será el Gerente, pero las decisiones de política general serán tomadas en la reunión de los socios (Alex y Verónica).
Conforme a esta decisión, Verónica tiene que planificar todos los insumos y procesos de producción y su control. Alex planificará todos los procesos de administración y finanzas. Compartirán el control del personal por cada área, sin embargo Alex será el encargado de las planillas y obligaciones laborales.
Veamos algunos de los formatos que han elaborado tanto Alex como Verónica para organizarse mejor.
Actividades productivas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Adquirir ingredientes (insumos)
Verónica 2 horas interdiaria relación de compras, transporte, dinero
2 Almacenar los ingredientes
3 Preparar los productos intermedios (picar, precocer, aderezar)
Ayudante de cocina
1 hora interdiaria Refrigerador, gabinetes, muebles
4 horas diario Recetas, utensilios de cocina, combustible, agua
4 Preparar el producto final
5 Servir y presentar el plato de comida
Verónica 30 minutos por receta
Verónica 2 minutos por plato menaje
6 Orden, limpieza e higiene
Ayudante de cocina
2 horas continua productos de limpieza, basureros, guantes, gorros, mandiles, mascarillas
Esta primera descripción que hace Verónica se irá ajustando conforme conozca más sobre el negocio y desarrolle con detalle su plan de producción.
ACTIVIDADES
Identifica en tu idea de negocio los principales procesos productivos, averigua e infórmate:
• ¿Cuáles son más importantes?
• ¿Dónde se presenta el mayor riesgo?
Actividades de control
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto
1 Volumen o peso y calidad del ingrediente
2 Organizar los productos según fecha de vencimiento y características
3 Verificar la cocción y calidad del producto intermedio
4 Verificar la presentación
Verónica 2 horas interdiaria balanza
Verónica 1 hora interdiaria conocimiento de almacenamiento por producto
Verónica 4 horas diario conocimiento de recetas y cocción
Mozo y Alex 1 minuto por plato establecer estándares
Verónica ha diseñado el siguiente formato para su control de almacén:
Artículo
Proveedor
Unidad de medida
Fecha Ingresos Salidas Saldo Estado de conservación
Alex, en un cuaderno ya usado del 4to año de secundaria, ha elaborado el siguiente cuadro para llevar controles de las actividades administrativas.
Actividades administrativas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Permisos municipales
2 Normas de seguridad
3 Obligaciones tributarias
Alex 2 semanas Anual pendiente
Alex 2 horas Semanal Revisión, mantenimiento de equipos
Alex 2 horas Mensual Elaborar planillas, pagos
4 Planillas y pagos Alex 1 hora Quincenal Elaboración de planillas
5 Registro de proveedores
Alex 1 hora Diario Cuaderno
Actividades de finanzas y ventas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Pago a personal
Alex 30 minutos Quincenal Transferencia bancaria
2 Pago a proveedores Alex 30 minutos Interdiario Transferencia bancaria
3 Cobranzas a clientes
4 Pago de préstamo
5 Relaciones bancarias
6 Publicidad y promoción
Alex 1.5 horas Diario Caja, boletas de venta
Alex 1.5 horas Mensual Dinero en efectivo o transferencia bancaria
Alex 1 hora Semanal Pasajes
Alex 2 horas Interdiario Publicidad impresa,
* Los valores se ajustarán posteriormente con mayor información.
Éste es un primer borrador de su Control de Caja
Descripción Monto
Saldo en caja anterior S/.
(-) Compras realizadas
(-) Otros gastos efectuados
(+) Ingresos por ventas de comidas
(+) Ingresos por ventas de dulces
Saldo final del día
Es preciso establecer controles en las diferentes áreas y sobre los procesos primordiales, guardando el equilibrio para no caer en la burocracia e invertir excesivo tiempo en los mismos.
GESTIÓN DE PERSONAL:
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
En toda empresa el emprendedor requiere incorporar a otras personas que colaboren en los distintos procesos, a estas personas se les conoce como “colaboradores”, “recursos humanos” o “capital humano” de la organización.
Estos colaboradores son quienes realizarán muchas de las actividades del negocio y el éxito de la empresa dependerá de su capacitación y disposición. Por lo tanto, es importante establecer claramente las relaciones laborales con ellos, de tal forma que se eviten contingencias o conflictos y se favorezca un buen clima organizacional.
Hoy en día el recurso humano es considerado el activo más valioso de toda organización, es quien moviliza los recursos tangibles e intangibles, hace funcionar u operar la organización y establece las relaciones que permiten que se alcancen los objetivos del negocio.
Al planificar las actividades que vas a desarrollar en la empresa, obviamente te preguntaste:
• ¿Cuántas personas necesitaré para cubrir estas tareas? ¿Cuál es el número de personas a contratar?
• ¿Se tendrá personal permanente o se tendrá personal según las necesidades de la empresa?
• ¿Qué tipo de habilidades o competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) deben tener estos
colaboradores?
Al iniciar tu negocio debes definir con claridad los puestos claves del negocio, saber qué personas van a ser designadas para estos puestos y tener una relación de personal disponible con capacidades adecuadas que pueden ocupar rápidamente puestos en el negocio, por un determinado tiempo o por necesidad de crecimiento.
La gestión de personal se inicia con la definición de las tareas, funciones y los puestos.
Como primer paso se agrupan las tareas, considerando el tiempo que demandan y su relación. Un grupo de tareas relacionadas definen un “puesto de trabajo”.
Luego de definido el puesto de trabajo, la empresa debe definir el perfil ocupacional requerido. Es decir, los conocimientos necesarios para ocupar el cargo, las habilidades o experiencia que tiene la persona y las actitudes que pueden favorecer o limitar su desempeño.
El catálogo nacional de los títulos y certificaciones al que accedes mediante el link [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] resulta útil para identificar estas habilidades y conocimientos.
Como práctica te sugerimos que revises las habilidades que se requieren para un ayudante de cocina (ver acápite 66 del documento).
Una vez definido el puesto de trabajo hay que elegir, o seleccionar a la persona que ocupará el puesto, contratarlo, supervisar su desempeño y motivarlo e incentivarlo para que realice su mejor esfuerzo.
Para Selección de Personal.
Al proceso para elegir a una persona que se integre a la organización se denomina proceso de selección de personal.
Recuerde que va a establecer una relación laboral con una persona la cual, en muchos aspectos, desconoce totalmente. Por ello hay que tomarse el tiempo para buscar a una persona que tenga los conocimientos,
habilidades y actitudes que aporten valor a su organización.
Hay aspectos mínimos para seleccionar personal, que es conveniente tener presente.
Información Básica
Es indispensable que la persona a contratar sea hábil para contratar, debe tener documentos de identidad y ser mayor de edad (existe una reglamentación específica para contratar a menores de edad si fuese el caso). Conocer dónde domicilia, medios de comunicación (teléfonos fijos, celulares, correos electrónicos, etc.), referencias personales. Además se requiere una Hoja de Vida (currículo vitae) del postulante y saber de su formación técnica o profesional, su experiencia laboral, sus competencias, habilidades y valores.
Información personal.
Es importante tener una entrevista con la persona que posiblemente sea tu colaborador, la cual te permitirá contar con mejores elementos o criterios para decidir o no su selección. Definitivamente, el aspecto técnico de las habilidades y competencias va a ser determinante, sin embargo, existen otros aspectos que debes considerar, tales como: honradez, integridad, lealtad, compromiso.
Información especializada.
Para la evaluación se suele considerar la aplicación de pruebas psicológicas para medir su inteligencia emocional, trabajo en equipo, habilidades sociales y comunicacionales, pruebas técnicas (assessment) y las pruebas médicas. Las pruebas assessment son simulaciones en las que se le pide al candidato que
realice las mismas actividades que hará en su puesto de trabajo y se evalúa cómo las hace (conoce cómo hacerlas, sabe hacerlas, con qué eficiencia las realiza).
Al hacer una selección es recomendable tener, por lo menos, tres personas que sean candidatas para cada puesto, conocer sus experiencias anteriores y saber cómo solucionan los problemas que se les presentan en su trabajo diario.
Si bien es común que al iniciar un negocio nuestros familiares y conocidos quieran participar con nosotros o referirnos a personas conocidas, es importante que se definan con claridad las tareas y responsabilidades, así como que se haga una evaluación objetiva de las capacidades de las personas
que nos recomendaron.
La normatividad sobre el personal.
En nuestro país, el mercado laboral está conformado por los trabajadores según la dependencia laboral:
dependientes, independientes y auto-empleados. Generalmente los trabajadores auto- empleados son los trabajadores independientes no calificados.
En el Perú se fomenta el autoempleo y la generación de micro y pequeñas empresas dando lugar a una legislación propia para ellas:
En la legislación actual, la R.S. N° 007 y la 008-2008 - TR, cuyo texto completo puede encontrarse en el portal del Ministerio de Trabajo [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] y [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] respectivamente), contiene el texto único ordenado de la ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso del empleo decente, conocida como Ley Mype y Reglamento Ley Mype. Su reglamento, publicado el 30 de setiembre de 2008, precisa el tema de los derechos del personal en la micro y pequeña empresa.
La normativa indica las principales características de este grupo laboral:
• Tener los mismos derechos de cualquier trabajador, a través de un Régimen Especial Laboral.
• A un horario de trabajo según ley (horario de 8 horas diarias).
• A descanso dominical.
• A vacaciones, como máximo de 15 días por cada año laborado.
• Serán afiliados al componente semi-subsidiado Sistema Integral de Salud, incluso los conductores de la
microempresa.
• Tanto trabajadores como conductores podrán afiliarse a cualquiera de los regímenes previsionales mencionados
en el D.S. N° 19990.
• Es el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo quien hace inspecciones a la microempresa.
• Cada trabajador o conductor podrá aportar al Sistema de Pensiones Sociales, teniendo una cuenta
individual de aportes. Este aporte será establecido por Decreto Supremo que será de hasta
4% de la remuneración mínima vital vigente, sobre la base de 12 aportaciones al año.
• Se podrán jubilar a los 65 años y cuando hayan efectuado 300 aportaciones al Sistema de Pensiones Sociales.
• Para el personal de microempresas no habrá ni CTS ni gratificaciones, solo en las pequeñas empresas.
• El personal de las micro y pequeñas empresas, aunque tiene vacaciones de 15 días, podrá reducirlas hasta 7
días, recibiendo una compensación económica por ello.
En cuanto a las planillas, que es el registro del pago al personal, de acuerdo a esta norma legal, debe ser electrónica o planilla normal, reglamentada por DS 018-2007-TR y DS 001-98-TR.
Al contratar a una persona, es importante establecer con claridad sus condiciones de trabajo: horarios, remuneración, funciones y responsabilidades. Aquí hay que mencionar que el Perú mantiene convenios internacionales laborales lo cual exige cumplir estos requisitos.
RECUERDA:
Como un buen emprendedor, desarrollarás una relación con tu personal, sea estable o por temporalidad. Toda relación laboral, de acuerdo a ley, debe formalizarse mediante contratos.
Los convenios internacionales donde está inscrito el Perú en temas laborales son diversos, entre los principales se tiene:
• Convenio sobre la seguridad social (convenio 102).
• Convenio sobre la abolición del trabajo forzoso (convenio 105).
• Convenio sobre el descanso semanal (comercio y oficinas) Convenio 106.
• Convenio sobre la discriminación (empleo y ocupación) Convenio 111.
• Convenio sobre edad mínima para trabajo (14 años) Convenio 138.
• Convenio sobre consulta tripartita (normas internacionales de trabajo) Convenio 144.
• Convenio sobre las relaciones de trabajo en la administración pública (Convenio 151).
• Convenio sobre la readaptación profesional y el empleo (personas inválidas) Convenio 159.
• Convenio sobre pueblos indígenas y tribales. (Convenio 169).
• Convenio sobre seguridad y salud en las minas (convenio 176).
• Convenio sobre la inspección del trabajo (gente de mar) Convenio 178.
Para la contratación del personal.
Para contratación del personal en micro y pequeña empresa, se debe tener formalizada la unidad económica.
Como se mencionó anteriormente, a partir del perfil del futuro colaborador, y que reúna los requisitos y características para el puesto, se seleccionará a la persona que reúna los mayores requisitos.
El paso siguiente a la selección es la firma de un contrato, donde se define lo siguiente:
• Datos genéricos de la empresa, su representante legal, RUC, domicilio y documento de identidad del
representante legal.
• Datos del trabajador, documento vigente de ciudadano.
• Funciones y cargo que va asumir.
• Monto de sueldo o salario a percibir como prestación de sus servicios, plazo de duración del contrato.
Luego de ello se debe pagar un derecho al Banco de la Nación (S/.15.00 por cada contrato) y registrar los contratos en el Ministerio de Trabajo y Promoción Social. La inscripción debe darse en el plazo de los primeros 15 días de la fecha de vigencia del contrato, se registra en el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, que ahora se puede hacer en forma virtual, accediendo a la página web del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] y buscar el link en la parte inferior de la página.
Para el desempeño del personal.
El personal que labora en toda actividad, tiene una evaluación de desempeño. Es decir, una calificación o verificación de la calidad de su trabajo.
Las evaluaciones son necesarias para lograr motivar al personal en los objetivos de la empresa, y asegurarse que compatibilicen sus intereses personales con los de la empresa. Permite descubrir las ineficiencias o faltas de capacitación que conducen a estos resultados y reconoce al personal que trabaja mejor de lo esperado y merece un incentivo adicional.
Los incentivos a los colaboradores internos son muy eficaces para motivar un mayor desempeño en sus labores cotidianas.
Además, es importante conocer las motivaciones e intereses del personal para saber cómo motivarlo, algunos preferirán un reconocimiento público ante sus demás compañeros, una publicación en la pizarra de la empresa para que la lean los clientes, un fin de semana para viajar a visitar a sus padres, libros para sus hijos, artefactos, etc.
Por otro lado, debemos reconocer que dentro de las empresas o cualquier organización, se generan conflictos de grupos de individuos, por lo que hay que estar atentos y prevenir y resolver conflictos, evitando resquebrajar la unidad de la cultura organizacional instalada. Los conflictos laborales dentro de la empresa, influyen en la reducción de la productividad del proceso productivo y, por consiguiente, afectan los resultados de la empresa.
EL CASO DE ALEX Y VERÓNICA.
Alex y Verónica ya están constituyendo su empresa, el pequeño restaurante que brindará servicios de comidas y dulces. Al principio trabajarán ellos solos y van a contratar personal solamente cuando se requiera por la demanda de servicios.
Han pensado en familiares y amigos, sin embargo, no todos tienen las cualidades técnicas para afrontar los puestos que requiere el negocio, entonces deciden tratar con postulantes que les refieren sus amigos.
Desean contratar a un mozo porque la ayudante de cocina va ser una joven de 19 años, que tiene una bebe que cuida su madre; tiene casi 3 años de experiencia en el negocio de la mamá de Verónica.
Varias personas se han presentado y Alex ha elegido a una persona. Esta persona (Juan) tiene 18 años, tiene poca experiencia como mozo, no obstante es atento y desea aprender. Es muy locuaz y cae bien a todas las personas.
Ha manifestado que puede trabajar en el pequeño restaurante; que desea aprender a atender al público. Tiene buenas referencias de familias conocidas de Verónica. Alex lo va a entrevistar, luego de verificar algunos documentos personales así como a corroborar las referencias.
Para definir un perfil de puesto Alex y Verónica pueden utilizar una tabla como la siguiente, se recomienda llenarla en la parte que se responden las siguientes preguntas:
• ¿Qué debe hacer?
• ¿Sabe cómo hacerlo?
• ¿Con qué motivación o actitud debe hacer esta tarea?
Funciones
Requisitos
Cocinar
• Haber estudiado cocina o tener experiencia de trabajo en cocina.
• Mostrarse ordenado y limpio.
• Distinguir diferentes productos e ingredientes.
• Saber conservar adecuadamente los productos.
Servir la comida a los clientes
• Conocer los platos apropiados para cada tipo de comida.
• Tener modales apropiados.
• Tener una apariencia ordenada y limpia.
• Ser amable al dirigirse al cliente.
Verónica decidió entrevistar a la joven de 19 años, éstas son algunas de las preguntas que le formuló:
• ¿Dónde aprendiste a cocinar?
• ¿Cómo haces para conocer nuevas recetas?
• ¿Cuál crees que es el secreto para que una comida sea sabrosa?
A partir de estas preguntas averiguó los conocimientos y capacitación de la joven, su interés o disposición para seguir aprendiendo, “el secreto” para las comidas sabrosas le permitió conocer la forma y el orden en el que trabajaba y luego el manejo que hacía de los ingredientes.
Por su parte, Alex prefirió evaluar directamente el trabajo del postulante a mozo, después de conversar unos minutos le comentó:
¿Tienes hambre? ¿Qué tal si nos tomamos un café y preparamos unos sándwich?
Él se puso a contestar unas llamadas y anotar algunos datos mientras observaba cómo el joven manejaba los ingredientes, cómo llevaba el café a la mesa, cómo ponía los cubiertos, etc.
¡ATENCIÓN!
Se debe saber claramente los datos personales y referencias de las personas que van a ser tus colaboradores internos. ¿Conoces la legislación laboral que va a regir a tus colabores internos?
ACTIVIDADES
Ahora ya estás preparado para reconocer los principales procesos que deberás desarrollar para la implementación de tu idea de negocio, te recomendamos que hagas un primer borrador, los identifiques y compartas tus ideas con otros participantes a través del correo o del “café virtual”.
También podrás definir cuántos colaboradores requiere tu negocio; de acuerdo a los procesos y actividades que has identificado, puedes empezar a hacer un bosquejo de las funciones que deberá desarrollar cada uno de tus colaboradores y qué conocimientos, habilidades y actitudes deben poseer estas personas.
Recuerda tener siempre presente la misión y visión que desarrollaste, así como los objetivos estratégicos que te has planteado.
ALTERNATIVA DIDÁCTICA:
EN EL AULA – sesión anterior
Al finalizar la clase anterior el (la) maestro(a):
Grupo general:
Informar a los(as) alumnos(as) que la siguiente sesión se realizará una dinámica y que para ello es necesario que:
• Formen grupos de 6 personas (por afinidad)
• Cada uno de los(as) miembros del grupo debe traer una botella descartable de 650 ml, vacía.
• Cada grupo de 6 debe ponerse de acuerdo para traer:
o Un balde.
o Arena suficiente para llenar el balde (traer la arena en una bolsa de plástico).
o Una lampa pequeña.
o Una caja grande.
EN EL PATIO – el día de la sesión
Grupo general:
Presentación de la dinámica “Las botellas”.
A continuación un ejemplo de cómo desarrollar la dinámica en un grupo de 42 alumnos(as).
Apoyar a los(as) alumnos(as) a ubicarse en el patio:
• Los(as) alumnos(as) se ubican por grupos, cada uno con una botella a sus pies.
• Al frente, a 3 metros de distancia, ubicar el balde lleno de arena, dentro de la caja.
Avisar que los grupos participarán uno por uno, de la siguiente manera:
• A la cuenta de 3, los 6 participantes de cada grupo corren, con sus botellas en la mano, hacia su respectivo
balde.
• Los participantes de cada grupo deben llenar completamente sus 6 botellas.
• Una vez llenas, los 6 participantes deben correr de regreso al lugar de donde partieron.
• Se sientan en el suelo y ponen fila las 6 botellas, cada una delante de quien la llenó.
• La arena que se cae del balde o de la botella, dentro o fuera de la caja, ya no se puede recoger.
En total cuentan con 5 minutos para completar la tarea: “llenar las botellas”
Grupos pequeños: Todos al mismo tiempo.
1. Proceder con la dinámica: Acción.
• Contar hasta 3 y/o hacer sonar el silbato como señal de partida.
• Dejar correr los 5 minutos.
• Sonar un silbato para avisar que el tiempo ha concluido.
• Aplaudir a los grupos que lograron concluir (se encuentran sentados).
• Invitar a los que no han concluido para que regresen al punto de partida y que tomen asiento.
Trabajo individual: Todos al mismo tiempo.
2. Continuar con la dinámica: Observar, reflexionar y registrar, cada uno en su cuaderno:
• ¿Se llenaron todas las botellas? ¿Cuán llena está la tuya? ¿Quiénes las llenaron y quiénes no?
• ¿Qué hiciste y cómo lo hiciste? ¿Qué hizo tu grupo y cómo lo hicieron?
• ¿Qué resultados obtuvieron?
• ¿Qué de lo que hicieron favoreció o impidió conseguir el resultado?
• ¿Se derramó arena dentro de la caja?
• ¿Qué harías de diferente la siguiente vez para obtener el resultado?
¿Qué sientes que tú grupo podría hacer de diferente para obtener el resultado? ¿Qué le pedirías a tu grupo?
Grupos pequeños: Todos al mismo tiempo.
3. Compartir las observaciones, reflexiones y pedidos (Informarles que después del compartir tendrán una
oportunidad de volver a realizar la dinámica).
4. Proceder nuevamente con la acción de la dinámica (paso 1)
5. Continuar con las reflexiones sobre la dinámica (pasos 2 y 3)
Grupo general: Plenaria.
6. Compartir, en general sobre:
• ¿Qué diferencias hay entre los resultados obtenidos a partir de la primera y de la segunda vez
que se realizó la dinámica?
• ¿Qué cambió en el trabajo individual y de grupo que permitió obtener un mejor resultado?
7. A partir de las reflexiones destacar en la pizarra los elementos / estrategias relacionadas con la
Planificación, organización, dirección y control que reconozcan haber utilizado los(as)alumnos(as).
Complementar la relación, de ser necesario.
8. Precisar con los(as) alumnos(as):
• La diferencia entre el trabajo individual – espontáneo y el trabajo sistemático y en equipo.
• El valor de la planificación, organización, dirección y control (uno por uno)
Primero : En la dinámica desarrollada.
Segundo : En otras dinámicas o trabajos relacionados con su estudio. Tercero : En el caso de alguna empresa conocida de la zona.
• Funciones que necesitan desarrollar los miembros del equipo y las características que requieren tener para poder cumplirlas.
Seguir los tres pasos anteriores (dinámica, trabajos relacionados, empresa de la zona)
¿Cuántos colaboradores internos requieres para tu propuesta de negocio? ¿Qué funciones cumplirían? ¿Qué funciones están relacionadas a la planificación, a la organización, a la dirección y al control? ¿Qué perfil requiere cada uno?
GLOSARIO.
• Autoempleado: persona que genera su propio empleo. Por lo general, se dice del trabajador independiente.
• CTS: derecho del trabajador por Compensación de Tiempo de Servicios que equivale a 1 sueldo anual por cada año laborado. Según dispositivo legal, en la microempresa no se cuenta con este beneficio.
• Fuerza de trabajo: capacidad humana, condiciones físicas y de conocimiento que aporta el trabajador. Personal contratado para el desempeño de una actividad productiva.
• Gratificación: derecho del trabajador, por el cual la empresa abona un equivalente a un sueldo en los meses de julio y diciembre. En las Mypes el beneficio es de medio sueldo en julio y medio sueldo en diciembre, según dispositivo vigente.
• Ingreso: cantidad que percibe una persona y/o una empresa por un servicio prestado o por la venta de un bien.
• Jubilación: situación laboral de un trabajador que, luego de cumplir un determinado número de años de trabajo y cotizar a un fondo de pensiones (AFP o ONP) se hace merecedor de un pago mensual sin laborar. En el Perú, la edad para jubilarse es de 65 años.
• Mercado: desde la perspectiva económica, es el conjunto de operaciones económicas con una serie de reglas de funcionamiento propias que determinan el intercambio de flujos reales y nominales entre quienes ofrecen y quienes demandan un bien o un servicio.
• Microempresa: es la unidad económica que desarrolla actividades económicas a una pequeña escala. Según las normas legales, no pasa de 10 trabajadores y sus ventas máximas anuales no deben pasar las 150 UIT.
• Pequeña empresa: unidad económica con ventas hasta 750 UIT anuales, puede tener hasta
100 trabajadores.
• Proceso: grupo de operaciones o actividades vinculadas o que interactúan para transformar todos los recursos que ingresan en productos de salida (intermedio o finales).Conjunto de fases sucesivas que se aplican en una actividad.
• Procedimiento: es la forma específica para efectivizar una operación, actividad o proceso.
• Recursos: conjunto de medios (personas, conocimientos, capacidades, bienes, tecnología, dinero, etc.) necesarios para el desarrollo de una empresa u organización.
• Salario nominal: el que obtienen los trabajadores como retribución de su trabajo y se expresa mediante dinero.
• Unidad impositiva tributaria: unidad establecida anualmente por el gobierno, para fines tributarios. La UIT para el año 2012 es equivalente a S/.3,650 nuevos soles.
• Vacaciones: derecho del trabajador de descanso pagado por haber laborado un determinado tiempo. Por lo general es 30 días por 12 meses de trabajo. Para la microempresa es de 15 días.
BIBLIOGRAFÍA
• Administración de pequeños negocios Centro Alternativa con auspicio de Intermon Oxfam, Fundación para el Tercer Mundo y la Comunidad de Madrid, Lima, 2007.
• BORGENVALL, Mats, JARSKOG, Hakan, MURRAY, Barbara, y PALMER Cecilia, Mejore Su Negocio Básico 1, 2, 3, 4 y 5. Organización Internacional para el Trabajo Oficina Subregional para los Países Andinos, Lima, 2003.
• D’ALESSIO Fernando. El proceso estratégico: un enfoque de gerencia.
Pearson Prentice Hall, México, 2008.
• DS 007-2008-TR. Texto único ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo – Ley Mype, Diario Oficial El Peruano 30.09.2008, Lima, 2008.
• DS 008-2008-TR. Reglamento del texto único ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa – Reglamento Ley Mype y del acceso al empleo, Diario Oficial El Peruano 30.09.2008, Lima, 2008.
• WALLACE STETTINIUS, ROBLEY WOOD, D. Jr., DOYLE, Jacqueline L., COLLEY John L. Jr., Plan de Negocio: Cómo diseñarlo e implementarlo. Luppa Solutions, de la edición en español, 2010.
• WINBERGER VILLARAN, Karen, Plan de Negocio. Herramienta para evaluar la viabilidad de un negocio. USAID/Perú/Mype Competitiva, Lima,
2009. Con auspicio del Ministerio de la Producción.
WEB RECOMENDADAS
• http://www.rae.es/rae.html Diccionario de la Lengua Española (22va.
Edición). Real Academia Española
• http://www.mintra.gob.pe/mostrarContenido.php?id=60&tip=54
• https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js Gestión de procesos: parte
2.
• http://www.mintra.gob.pe/mostrarContenido.php?id=60&tip=54 Normas
Laborales - Regímenes Especiales.
AUTOEVALUACIÓN
I. MARCA CON UN ASPA LA RESPUESTA QUE CONSIDERAS CORRECTA.
1. La definición de administración de empresa implica los siguientes elementos:
( ) a. Objetivo – Eficiencia – Recursos Disponibles – Grupo Social
( ) b. Objetivo – Eficacia – Financiamiento – Grupo Social
( ) c. Visión – Eficiencia – Financiamiento – Empresarios
( ) d. Objetivo – Eficiencia – Recursos Disponibles – Empresarios
2. ¿A cuál de las funciones de administración está estrechamente vinculado el proceso de calidad?:
( ) a. Planificación
( ) b. Dirección
( ) c. Control
( ) d. Organización
3. El conjunto de actividades que se inicia con el ingreso de un insumo, lo transforma y entrega un nuevo producto o subproducto se denomina:
( ) a. Actividad
( ) b. Proceso
( ) c. Procedimiento
( ) d. Acción
II.- DADAS LAS SIGUIENTES PROPOSICIONES, MARCA UN ASPA EN LA COLUMNA DE LA LETRA “F” SI CREES QUE ES FALSA O EN LA DE LA “V” SI ES VERDADERA.
1. Las actividades informales reducen la base impositiva, lo cual impide un financiamiento sostenible de bienes públicos y de protección social. ( )
2. La evaluación de desempeño se hace antes de contratar personal. ( )
3. A un trabajador se le formaliza su vínculo laboral mediante contrato. ( )
4. Las MYPES no tienen una normatividad sobre aspectos laborales.( )
5 De acuerdo a las leyes actuales, un trabajador de una microempresa tendrá derecho al período vacacional de 15 días por un año laborado.( )
6 El recurso económico es considerado el activo más valioso de toda organización ( )
III.- SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN DOS COLUMNAS:
EN LA PRIMERA (CON NÚMEROS) SE ENCUENTRA EL TIPO DE INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL – y - EN LA SEGUNDA (CON NÚMEROS ROMANOS MINÚSCULAS) SE ENCUENTRA UNA IDEA GENERAL DEL
SENTIDO DE CADA UNA DE ELLAS.
1. Básica i Conocer su formación y experiencia técnica o profesional
2. Personal ii Conocer habilidades personales y laborales específicas
3. Especializada iii Conocer sus valores como: honradez, lealtad, etc.
¿CUÁL DE LAS SIGUIENTES COMBINACIONES ASOCIA ACERTADAMENTE LAS DOS COLUMNAS? MARCA CON UN ASPA LA RESPUESTA QUE CONSIDERAS CORRECTA.
( ) a. 1 - i ( ) d. 2 - i ( ) g. 3 - i
( ) b. 1 - ii ( ) e. 2 - ii ( ) h. 3 - ii
( ) c. 1 - iii ( ) f. 2 - iii ( ) i. 3 - iii
OBJETIVOS
• Conocer las funciones de gestión para el adecuado funcionamiento de tu empresa.
• Identificar los principales procesos y procedimientos para la gestión de la empresa.
• Criterios para la selección y gestión del personal.
• Reconocer los principales procesos del futuro negocio.
INTRODUCCIÓN
En las lecciones anteriores hemos decidido qué organización empresarial se va a implementar y el tipo de persona jurídica a constituir para efectivizar la idea de negocio; nos corresponde ahora definir la administración de la empresa. Las cuatro funciones de la administración incluyen: planificar, organizar, controlar y dirigir la empresa, mediante procesos y procedimientos eficientes y efectivos.
En esta lección continuaremos revisando dichas funciones y abordaremos un aspecto vital para la gestión de la empresa, los recursos humanos o capital humano. Se explicarán sus principales procesos de gestión y cómo estos procedimientos deben estar enmarcados en la normativa vigente.
Algunas preguntas iniciales:
• ¿Sobre qué procesos de la empresa es necesario el control?
• ¿Una pequeña empresa necesita todas las áreas?
• ¿Es necesario tener relaciones laborales formales con nuestros colaboradores?
• ¿Las autoridades supervisan las obligaciones labores en las pequeñas empresas?
• ¿Habrá sanciones por no cumplirlas?
ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA
La Empresa
Hemos visto que al realizar su FODA, Alex y Verónica descubrieron algunos recursos que poseían para el desarrollo del negocio; sin embargo, del buen manejo de estos recursos dependerá el éxito de su empresa. Se requiere entonces una estrategia para aplicar eficaz y eficientemente estos recursos.
La administración de la empresa es el proceso para lograr objetivos y resultados positivos, con una utilización de los recursos disponibles y la contribución del esfuerzo interno y de colaboradores externos.
Esta definición incluye los siguientes elementos:
Objetivo: El proceso de administración está direccionado a lograr metas y resultados establecidos.
Eficiencia: Además de buscar el objetivo expresado en resultados y metas, trata de darle un adecuado y óptimo uso a todos los recursos que tiene a su alcance.
Colaboración del esfuerzo externo: La administración involucra a colaboradores externos (personas u otra organización empresarial) para lograr los objetivos y metas trazados con anterioridad.
Coordinación de recursos internos: La administración necesita combinar, sistematizar y analizar los diversos recursos que se involucran para el logro de un objetivo determinado.
Grupo social: la administración relaciona personas y, por lo tanto, es afectada por las características y emociones de estas personas y su sociedad, la administración se da dentro de los grupos sociales.
Funciones de la Administración
Dos de estas funciones: planificar y organizar las explicamos en la lección anterior, repasemos algunos conceptos:
Planificar
Es organizar o prever las tareas, hacer el plan o proyecto de una acción, con algunas preguntas básicas:
• ¿Qué actividades debo realizar para lograr mis objetivos?
• ¿Hay alguna acción previa a esta actividad?
• ¿Quiénes van a participar en estas acciones?
• ¿Qué recursos van a ser necesarios?
Como hemos visto en la lección anterior, cada una de las áreas de la empresa podrá planificar sus actividades; sin embargo, también existe un plan general de la empresa, al que se denomina plan estratégico. Todos los planes de las diferentes áreas deberán estar interrelacionados con este plan, con el fin de conseguir una organización de sistemas integrados.
Organizar
Es coordinar las personas y los medios adecuados para lograr estas acciones y,a través de ellas, los objetivos. Es decir, debemos coordinar todos los recursos adecuados y necesarios para lograr el objetivo de tu empresa, siguiendo un orden secuencial.
Como señalamos en la lección anterior, las siguientes preguntas facilitan esta tarea:
• ¿Cuál es el objetivo final que quiero alcanzar?
• ¿Qué debo haber logrado antes o qué acción me ha llevado a alcanzar el objetivo?
• ¿Se requirió una actividad previa a ésta?
• ¿Existen otras actividades que no dependen de esta acción y que se pueden ir avanzando independientemente?
• ¿El tiempo para organizarme es el suficiente?
• ¿Estoy organizando las actividades y recursos adecuadamente?
Una adecuada organización ahorra tiempo y aprovecha mejor los recursos (productivos, humanos y financieros).
Dirigir
Es encaminar la intención y las operaciones a determinado fin u objetivo. En pocas palabras, debes ser tú emprendedor el “capitán” o líder para regir y dar reglas del manejo de la empresa. No obstante, en cada área debe existir un responsable de dirigirla.
Algunas preguntas que te debes hacer como emprendedor:
• ¿Estoy capacitado para dirigir la empresa en forma adecuada?
• ¿Tengo definido un plan y objetivos estratégicos para dirigir mi empresa?
La empresa u organización se dirige teniendo siempre en consideración la misión y la visión que se han establecido para su constitución, estos son los pilares que permiten la integración de todas sus acciones y trazan su dirección. “La dirección es la puesta en marcha de las estrategias y el manejo, es decir, la gerencia de la organización. Etapa crucial donde el liderazgo y la cultura organizacional son claves para una exitosa gestión.” (D´Alessio. El proceso estratégico.2008).
Controlar.
Es el proceso de inspección, comprobación, fiscalización e intervención de las actividades, para indagar sobre su situación, el avance o alcance de las metas y objetivos. Ésta es una función elemental de la empresa, para lograr las metas y sus objetivos, teniendo claridad sobre lo que se debe lograr y cómo lograrlo.
El control debe resolver preguntas como:
• ¿Se están cumpliendo las tareas de acuerdo a los plazos que establecimos en el plan?
• ¿Se están siguiendo los pasos que definimos en la organización del trabajo?
• ¿Tengo los adecuados controles para lograr mis objetivos?
• ¿Estos controles son sencillos pero eficaces para cada área?
• ¿Existen pocos pero efectivos controles en mi empresa?
• ¿Cómo se toman las adecuadas decisiones de inversión, financieras y de rentabilidad?
El control es un proceso importante que, en estos últimos años, ha desarrollado sistemas más precisos e integrales conocidos como “sistemas de calidad”. Más adelante, al revisar el proceso de producción, desarrollaremos este tema con detalle.
A partir del aumento de la competencia y de las mayores exigencias de los clientes, la administración también se ha enfocado en el concepto de “calidad”. Es conocido el movimiento de las Cinco S, o mejoramiento continuo, que se inició en Japón con la guía de W.E. Demming, con resultados positivos para las organizaciones en general y, principalmente, para las organizaciones empresariales.
Los cinco ejes del mejoramiento continuo son: organizar adecuadamente, ordenar, limpiar, mantenimiento de la limpieza y disciplina.
Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan gestionarse adecuadamente y mantener los estándares de calidad que le permitan ser competitivas.
“El permanente objetivo de la administración es aumentar la productividad como vehículo para incrementar las posibilidades de competir con éxito en el sector o subsector industrial y en los diferentes mercados globales.”
Fernando D`Alessio, 2008
Cuando revisamos la organización de una empresa distinguimos diferentes áreas funcionales las que, a su vez, tienen diversos procesos y procedimientos en su interior. En producción, por ejemplo, existen varios procesos vinculados a la logística, producción, mantenimiento y calidad, que se combinan aunque tienen actividades específicas para lograr su objetivo. Un adecuado control debe considerar todos los procesos.
Se entiende por proceso al grupo de operaciones o actividades mutuamente vinculadas o qué interactúan, las cuales transforman todos los recursos que ingresan en productos de salida (intermedio o finales).Cada proceso tiene un inicio y un producto final como resultado.
La norma internacional ISO-9001 define un proceso como “una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona, con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados” (ISO, 2000; pp. 6).
La revisión de la cadena productiva de nuestro negocio nos ayudará a definir sus principales procesos. Se sugiere revisar el video sobre gestión de procesos: [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] (parte 2).
Más adelante ampliaremos este tema al desarrollar el Plan de Producción de nuestra idea de negocio.
Un procedimiento, en cambio, es la forma específica para efectivizar una operación, actividad o proceso; cada organización define las normas y formas específicas de desarrollarlos.
EL CASO DE ALEX Y VERÓNICA
Alex y Verónica deben organizar su empresa, vinculando los aspectos de planificación, organización, control y dirección: es decir, la administración del restaurante Sabores Tradicionales SRL.
Veamos…
¿Qué tendrán que administrar Alex y Verónica?
¿Qué tendrán que planificar?
• Sus gastos o egresos: la adquisición de insumos, los gastos de mantenimiento del local, el pago del personal, el pago de tributos….
¿hay algo más que han olvidado?
• Cómo distribuir sus ingresos: la cobranza por la venta de dulces y comidas, el manejo de sus ahorros y cuentas bancarias, las deudas por los utensilios comprados…. ¿hay algo que olvidaron en esta lista?
• La forma de mercadear y atraer clientes a su negocio, las estrategias que usarán y la inversión que harán.
• La producción de los dulces y platos de comida, ¿con cuántos comenzarán, cómo los producirán?
• El personal que irán incorporando al negocio, ¿cuándo lo contratarán?
¿bajo qué modalidad será mejor?
¿Qué tendrían que organizar?
• Cada una de las actividades dentro del proceso que le corresponde.
• El orden en el que se deben realizar estas actividades.
• El proceso de producción para evitar desperdicios, ahorrar tiempo y atender adecuadamente a los clientes?
• Los procesos y procedimientos para el mantenimiento y limpieza del restaurante.
• Cómo distribuir sus ingresos y egresos para cada una de estas actividades y procesos.
• Cómo organizar sus compras.
• Cómo llevar los controles de cada área.
¿Qué tendrán que dirigir?
• El funcionamiento o servicio al cliente.
• Al personal contratado, asignándoles tareas.
• La relación con los proveedores.
¿Qué tendrán que controlar?
• Cómo garantizar la calidad de los insumos y de los platos elaborados.
• Cómo garantizar la cobranza y el pago de los clientes.
• Cómo llevar registros claros que les permitan ver su situación financiera.
• Cómo cumple el personal sus tareas y responsabilidades.
• Cómo se cumplen las normas de seguridad, laborales y administrativas.
¿Hay algo que habrán olvidado?
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Una vez que ellos han definido los procesos que requiere la producción (elaboración de comidas), la atención o servicio (a clientes y proveedores), las finanzas (gastos y pagos) y la administración, se han distribuido las tareas.
Veamos cómo se han distribuido estas tareas…
Alex y Verónica ya han hecho un listado de las actividades que deben realizar para lograr atender en su restaurante. Ellos ya han contactado con los proveedores de insumos, así como con las posibles personas que ayudarán en el restaurante.
Sin embargo, se han dado cuenta que lo primero es la implementación del local y tener los recursos necesarios: ollas, cocinas, equipos de cocina, implementos necesarios como menajes (platos y cubiertos), previo a la apertura de su local.
Ya han definido que Alex se encargará de todo el proceso de gestión: cobranza, atención al cliente con el apoyo de un mozo. Verónica estará a cargo de las compras de insumos y de dirigir todo el proceso de cocina (ella cocinará y contará con la ayuda de otra persona (un posible familiar al que se le pagará diariamente). Alex ha diseñado unas hojas de control de cobranzas, de los gastos y otra que les permitirá saber cuántos clientes se atienden.
Verónica, en base a su experiencia, elaboró un kardex (hoja de control) de insumos adquiridos y de los consumidos y ya definió los stocks mínimos para cada insumo.
Los dos son los socios, sin embargo, uno de ellos debe dirigir a la empresa.
Yo voy a dirigir todo lo referido a comidas y almacén.
Las cobranzas, gestiones externas e internas las ejecuto yo, pero no ingresaré a dirigir
la cocina.
Ante esta situación, deben precisar quién va a ser el que dirige la empresa (unidad de dirección o mando).
Conversando, llegaron a la conclusión de que Alex tiene mayores condiciones para dirigir la empresa, por lo tanto será el Gerente, pero las decisiones de política general serán tomadas en la reunión de los socios (Alex y Verónica).
Conforme a esta decisión, Verónica tiene que planificar todos los insumos y procesos de producción y su control. Alex planificará todos los procesos de administración y finanzas. Compartirán el control del personal por cada área, sin embargo Alex será el encargado de las planillas y obligaciones laborales.
Veamos algunos de los formatos que han elaborado tanto Alex como Verónica para organizarse mejor.
Actividades productivas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Adquirir ingredientes (insumos)
Verónica 2 horas interdiaria relación de compras, transporte, dinero
2 Almacenar los ingredientes
3 Preparar los productos intermedios (picar, precocer, aderezar)
Ayudante de cocina
1 hora interdiaria Refrigerador, gabinetes, muebles
4 horas diario Recetas, utensilios de cocina, combustible, agua
4 Preparar el producto final
5 Servir y presentar el plato de comida
Verónica 30 minutos por receta
Verónica 2 minutos por plato menaje
6 Orden, limpieza e higiene
Ayudante de cocina
2 horas continua productos de limpieza, basureros, guantes, gorros, mandiles, mascarillas
Esta primera descripción que hace Verónica se irá ajustando conforme conozca más sobre el negocio y desarrolle con detalle su plan de producción.
ACTIVIDADES
Identifica en tu idea de negocio los principales procesos productivos, averigua e infórmate:
• ¿Cuáles son más importantes?
• ¿Dónde se presenta el mayor riesgo?
Actividades de control
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto
1 Volumen o peso y calidad del ingrediente
2 Organizar los productos según fecha de vencimiento y características
3 Verificar la cocción y calidad del producto intermedio
4 Verificar la presentación
Verónica 2 horas interdiaria balanza
Verónica 1 hora interdiaria conocimiento de almacenamiento por producto
Verónica 4 horas diario conocimiento de recetas y cocción
Mozo y Alex 1 minuto por plato establecer estándares
Verónica ha diseñado el siguiente formato para su control de almacén:
Artículo
Proveedor
Unidad de medida
Fecha Ingresos Salidas Saldo Estado de conservación
Alex, en un cuaderno ya usado del 4to año de secundaria, ha elaborado el siguiente cuadro para llevar controles de las actividades administrativas.
Actividades administrativas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración
Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Permisos municipales
2 Normas de seguridad
3 Obligaciones tributarias
Alex 2 semanas Anual pendiente
Alex 2 horas Semanal Revisión, mantenimiento de equipos
Alex 2 horas Mensual Elaborar planillas, pagos
4 Planillas y pagos Alex 1 hora Quincenal Elaboración de planillas
5 Registro de proveedores
Alex 1 hora Diario Cuaderno
Actividades de finanzas y ventas
Restaurante “SABORES TRADICIONALES”
N° Actividad Responsable Plazo de duración Frecuencia Recursos y presupuesto*
1 Pago a personal
Alex 30 minutos Quincenal Transferencia bancaria
2 Pago a proveedores Alex 30 minutos Interdiario Transferencia bancaria
3 Cobranzas a clientes
4 Pago de préstamo
5 Relaciones bancarias
6 Publicidad y promoción
Alex 1.5 horas Diario Caja, boletas de venta
Alex 1.5 horas Mensual Dinero en efectivo o transferencia bancaria
Alex 1 hora Semanal Pasajes
Alex 2 horas Interdiario Publicidad impresa,
* Los valores se ajustarán posteriormente con mayor información.
Éste es un primer borrador de su Control de Caja
Descripción Monto
Saldo en caja anterior S/.
(-) Compras realizadas
(-) Otros gastos efectuados
(+) Ingresos por ventas de comidas
(+) Ingresos por ventas de dulces
Saldo final del día
Es preciso establecer controles en las diferentes áreas y sobre los procesos primordiales, guardando el equilibrio para no caer en la burocracia e invertir excesivo tiempo en los mismos.
GESTIÓN DE PERSONAL:
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
En toda empresa el emprendedor requiere incorporar a otras personas que colaboren en los distintos procesos, a estas personas se les conoce como “colaboradores”, “recursos humanos” o “capital humano” de la organización.
Estos colaboradores son quienes realizarán muchas de las actividades del negocio y el éxito de la empresa dependerá de su capacitación y disposición. Por lo tanto, es importante establecer claramente las relaciones laborales con ellos, de tal forma que se eviten contingencias o conflictos y se favorezca un buen clima organizacional.
Hoy en día el recurso humano es considerado el activo más valioso de toda organización, es quien moviliza los recursos tangibles e intangibles, hace funcionar u operar la organización y establece las relaciones que permiten que se alcancen los objetivos del negocio.
Al planificar las actividades que vas a desarrollar en la empresa, obviamente te preguntaste:
• ¿Cuántas personas necesitaré para cubrir estas tareas? ¿Cuál es el número de personas a contratar?
• ¿Se tendrá personal permanente o se tendrá personal según las necesidades de la empresa?
• ¿Qué tipo de habilidades o competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) deben tener estos
colaboradores?
Al iniciar tu negocio debes definir con claridad los puestos claves del negocio, saber qué personas van a ser designadas para estos puestos y tener una relación de personal disponible con capacidades adecuadas que pueden ocupar rápidamente puestos en el negocio, por un determinado tiempo o por necesidad de crecimiento.
La gestión de personal se inicia con la definición de las tareas, funciones y los puestos.
Como primer paso se agrupan las tareas, considerando el tiempo que demandan y su relación. Un grupo de tareas relacionadas definen un “puesto de trabajo”.
Luego de definido el puesto de trabajo, la empresa debe definir el perfil ocupacional requerido. Es decir, los conocimientos necesarios para ocupar el cargo, las habilidades o experiencia que tiene la persona y las actitudes que pueden favorecer o limitar su desempeño.
El catálogo nacional de los títulos y certificaciones al que accedes mediante el link [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] resulta útil para identificar estas habilidades y conocimientos.
Como práctica te sugerimos que revises las habilidades que se requieren para un ayudante de cocina (ver acápite 66 del documento).
Una vez definido el puesto de trabajo hay que elegir, o seleccionar a la persona que ocupará el puesto, contratarlo, supervisar su desempeño y motivarlo e incentivarlo para que realice su mejor esfuerzo.
Para Selección de Personal.
Al proceso para elegir a una persona que se integre a la organización se denomina proceso de selección de personal.
Recuerde que va a establecer una relación laboral con una persona la cual, en muchos aspectos, desconoce totalmente. Por ello hay que tomarse el tiempo para buscar a una persona que tenga los conocimientos,
habilidades y actitudes que aporten valor a su organización.
Hay aspectos mínimos para seleccionar personal, que es conveniente tener presente.
Información Básica
Es indispensable que la persona a contratar sea hábil para contratar, debe tener documentos de identidad y ser mayor de edad (existe una reglamentación específica para contratar a menores de edad si fuese el caso). Conocer dónde domicilia, medios de comunicación (teléfonos fijos, celulares, correos electrónicos, etc.), referencias personales. Además se requiere una Hoja de Vida (currículo vitae) del postulante y saber de su formación técnica o profesional, su experiencia laboral, sus competencias, habilidades y valores.
Información personal.
Es importante tener una entrevista con la persona que posiblemente sea tu colaborador, la cual te permitirá contar con mejores elementos o criterios para decidir o no su selección. Definitivamente, el aspecto técnico de las habilidades y competencias va a ser determinante, sin embargo, existen otros aspectos que debes considerar, tales como: honradez, integridad, lealtad, compromiso.
Información especializada.
Para la evaluación se suele considerar la aplicación de pruebas psicológicas para medir su inteligencia emocional, trabajo en equipo, habilidades sociales y comunicacionales, pruebas técnicas (assessment) y las pruebas médicas. Las pruebas assessment son simulaciones en las que se le pide al candidato que
realice las mismas actividades que hará en su puesto de trabajo y se evalúa cómo las hace (conoce cómo hacerlas, sabe hacerlas, con qué eficiencia las realiza).
Al hacer una selección es recomendable tener, por lo menos, tres personas que sean candidatas para cada puesto, conocer sus experiencias anteriores y saber cómo solucionan los problemas que se les presentan en su trabajo diario.
Si bien es común que al iniciar un negocio nuestros familiares y conocidos quieran participar con nosotros o referirnos a personas conocidas, es importante que se definan con claridad las tareas y responsabilidades, así como que se haga una evaluación objetiva de las capacidades de las personas
que nos recomendaron.
La normatividad sobre el personal.
En nuestro país, el mercado laboral está conformado por los trabajadores según la dependencia laboral:
dependientes, independientes y auto-empleados. Generalmente los trabajadores auto- empleados son los trabajadores independientes no calificados.
En el Perú se fomenta el autoempleo y la generación de micro y pequeñas empresas dando lugar a una legislación propia para ellas:
En la legislación actual, la R.S. N° 007 y la 008-2008 - TR, cuyo texto completo puede encontrarse en el portal del Ministerio de Trabajo [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] y [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] respectivamente), contiene el texto único ordenado de la ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso del empleo decente, conocida como Ley Mype y Reglamento Ley Mype. Su reglamento, publicado el 30 de setiembre de 2008, precisa el tema de los derechos del personal en la micro y pequeña empresa.
La normativa indica las principales características de este grupo laboral:
• Tener los mismos derechos de cualquier trabajador, a través de un Régimen Especial Laboral.
• A un horario de trabajo según ley (horario de 8 horas diarias).
• A descanso dominical.
• A vacaciones, como máximo de 15 días por cada año laborado.
• Serán afiliados al componente semi-subsidiado Sistema Integral de Salud, incluso los conductores de la
microempresa.
• Tanto trabajadores como conductores podrán afiliarse a cualquiera de los regímenes previsionales mencionados
en el D.S. N° 19990.
• Es el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo quien hace inspecciones a la microempresa.
• Cada trabajador o conductor podrá aportar al Sistema de Pensiones Sociales, teniendo una cuenta
individual de aportes. Este aporte será establecido por Decreto Supremo que será de hasta
4% de la remuneración mínima vital vigente, sobre la base de 12 aportaciones al año.
• Se podrán jubilar a los 65 años y cuando hayan efectuado 300 aportaciones al Sistema de Pensiones Sociales.
• Para el personal de microempresas no habrá ni CTS ni gratificaciones, solo en las pequeñas empresas.
• El personal de las micro y pequeñas empresas, aunque tiene vacaciones de 15 días, podrá reducirlas hasta 7
días, recibiendo una compensación económica por ello.
En cuanto a las planillas, que es el registro del pago al personal, de acuerdo a esta norma legal, debe ser electrónica o planilla normal, reglamentada por DS 018-2007-TR y DS 001-98-TR.
Al contratar a una persona, es importante establecer con claridad sus condiciones de trabajo: horarios, remuneración, funciones y responsabilidades. Aquí hay que mencionar que el Perú mantiene convenios internacionales laborales lo cual exige cumplir estos requisitos.
RECUERDA:
Como un buen emprendedor, desarrollarás una relación con tu personal, sea estable o por temporalidad. Toda relación laboral, de acuerdo a ley, debe formalizarse mediante contratos.
Los convenios internacionales donde está inscrito el Perú en temas laborales son diversos, entre los principales se tiene:
• Convenio sobre la seguridad social (convenio 102).
• Convenio sobre la abolición del trabajo forzoso (convenio 105).
• Convenio sobre el descanso semanal (comercio y oficinas) Convenio 106.
• Convenio sobre la discriminación (empleo y ocupación) Convenio 111.
• Convenio sobre edad mínima para trabajo (14 años) Convenio 138.
• Convenio sobre consulta tripartita (normas internacionales de trabajo) Convenio 144.
• Convenio sobre las relaciones de trabajo en la administración pública (Convenio 151).
• Convenio sobre la readaptación profesional y el empleo (personas inválidas) Convenio 159.
• Convenio sobre pueblos indígenas y tribales. (Convenio 169).
• Convenio sobre seguridad y salud en las minas (convenio 176).
• Convenio sobre la inspección del trabajo (gente de mar) Convenio 178.
Para la contratación del personal.
Para contratación del personal en micro y pequeña empresa, se debe tener formalizada la unidad económica.
Como se mencionó anteriormente, a partir del perfil del futuro colaborador, y que reúna los requisitos y características para el puesto, se seleccionará a la persona que reúna los mayores requisitos.
El paso siguiente a la selección es la firma de un contrato, donde se define lo siguiente:
• Datos genéricos de la empresa, su representante legal, RUC, domicilio y documento de identidad del
representante legal.
• Datos del trabajador, documento vigente de ciudadano.
• Funciones y cargo que va asumir.
• Monto de sueldo o salario a percibir como prestación de sus servicios, plazo de duración del contrato.
Luego de ello se debe pagar un derecho al Banco de la Nación (S/.15.00 por cada contrato) y registrar los contratos en el Ministerio de Trabajo y Promoción Social. La inscripción debe darse en el plazo de los primeros 15 días de la fecha de vigencia del contrato, se registra en el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, que ahora se puede hacer en forma virtual, accediendo a la página web del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo [Solamente los administradores pueden ver este vínculo] y buscar el link en la parte inferior de la página.
Para el desempeño del personal.
El personal que labora en toda actividad, tiene una evaluación de desempeño. Es decir, una calificación o verificación de la calidad de su trabajo.
Las evaluaciones son necesarias para lograr motivar al personal en los objetivos de la empresa, y asegurarse que compatibilicen sus intereses personales con los de la empresa. Permite descubrir las ineficiencias o faltas de capacitación que conducen a estos resultados y reconoce al personal que trabaja mejor de lo esperado y merece un incentivo adicional.
Los incentivos a los colaboradores internos son muy eficaces para motivar un mayor desempeño en sus labores cotidianas.
Además, es importante conocer las motivaciones e intereses del personal para saber cómo motivarlo, algunos preferirán un reconocimiento público ante sus demás compañeros, una publicación en la pizarra de la empresa para que la lean los clientes, un fin de semana para viajar a visitar a sus padres, libros para sus hijos, artefactos, etc.
Por otro lado, debemos reconocer que dentro de las empresas o cualquier organización, se generan conflictos de grupos de individuos, por lo que hay que estar atentos y prevenir y resolver conflictos, evitando resquebrajar la unidad de la cultura organizacional instalada. Los conflictos laborales dentro de la empresa, influyen en la reducción de la productividad del proceso productivo y, por consiguiente, afectan los resultados de la empresa.
EL CASO DE ALEX Y VERÓNICA.
Alex y Verónica ya están constituyendo su empresa, el pequeño restaurante que brindará servicios de comidas y dulces. Al principio trabajarán ellos solos y van a contratar personal solamente cuando se requiera por la demanda de servicios.
Han pensado en familiares y amigos, sin embargo, no todos tienen las cualidades técnicas para afrontar los puestos que requiere el negocio, entonces deciden tratar con postulantes que les refieren sus amigos.
Desean contratar a un mozo porque la ayudante de cocina va ser una joven de 19 años, que tiene una bebe que cuida su madre; tiene casi 3 años de experiencia en el negocio de la mamá de Verónica.
Varias personas se han presentado y Alex ha elegido a una persona. Esta persona (Juan) tiene 18 años, tiene poca experiencia como mozo, no obstante es atento y desea aprender. Es muy locuaz y cae bien a todas las personas.
Ha manifestado que puede trabajar en el pequeño restaurante; que desea aprender a atender al público. Tiene buenas referencias de familias conocidas de Verónica. Alex lo va a entrevistar, luego de verificar algunos documentos personales así como a corroborar las referencias.
Para definir un perfil de puesto Alex y Verónica pueden utilizar una tabla como la siguiente, se recomienda llenarla en la parte que se responden las siguientes preguntas:
• ¿Qué debe hacer?
• ¿Sabe cómo hacerlo?
• ¿Con qué motivación o actitud debe hacer esta tarea?
Funciones
Requisitos
Cocinar
• Haber estudiado cocina o tener experiencia de trabajo en cocina.
• Mostrarse ordenado y limpio.
• Distinguir diferentes productos e ingredientes.
• Saber conservar adecuadamente los productos.
Servir la comida a los clientes
• Conocer los platos apropiados para cada tipo de comida.
• Tener modales apropiados.
• Tener una apariencia ordenada y limpia.
• Ser amable al dirigirse al cliente.
Verónica decidió entrevistar a la joven de 19 años, éstas son algunas de las preguntas que le formuló:
• ¿Dónde aprendiste a cocinar?
• ¿Cómo haces para conocer nuevas recetas?
• ¿Cuál crees que es el secreto para que una comida sea sabrosa?
A partir de estas preguntas averiguó los conocimientos y capacitación de la joven, su interés o disposición para seguir aprendiendo, “el secreto” para las comidas sabrosas le permitió conocer la forma y el orden en el que trabajaba y luego el manejo que hacía de los ingredientes.
Por su parte, Alex prefirió evaluar directamente el trabajo del postulante a mozo, después de conversar unos minutos le comentó:
¿Tienes hambre? ¿Qué tal si nos tomamos un café y preparamos unos sándwich?
Él se puso a contestar unas llamadas y anotar algunos datos mientras observaba cómo el joven manejaba los ingredientes, cómo llevaba el café a la mesa, cómo ponía los cubiertos, etc.
¡ATENCIÓN!
Se debe saber claramente los datos personales y referencias de las personas que van a ser tus colaboradores internos. ¿Conoces la legislación laboral que va a regir a tus colabores internos?
ACTIVIDADES
Ahora ya estás preparado para reconocer los principales procesos que deberás desarrollar para la implementación de tu idea de negocio, te recomendamos que hagas un primer borrador, los identifiques y compartas tus ideas con otros participantes a través del correo o del “café virtual”.
También podrás definir cuántos colaboradores requiere tu negocio; de acuerdo a los procesos y actividades que has identificado, puedes empezar a hacer un bosquejo de las funciones que deberá desarrollar cada uno de tus colaboradores y qué conocimientos, habilidades y actitudes deben poseer estas personas.
Recuerda tener siempre presente la misión y visión que desarrollaste, así como los objetivos estratégicos que te has planteado.
ALTERNATIVA DIDÁCTICA:
EN EL AULA – sesión anterior
Al finalizar la clase anterior el (la) maestro(a):
Grupo general:
Informar a los(as) alumnos(as) que la siguiente sesión se realizará una dinámica y que para ello es necesario que:
• Formen grupos de 6 personas (por afinidad)
• Cada uno de los(as) miembros del grupo debe traer una botella descartable de 650 ml, vacía.
• Cada grupo de 6 debe ponerse de acuerdo para traer:
o Un balde.
o Arena suficiente para llenar el balde (traer la arena en una bolsa de plástico).
o Una lampa pequeña.
o Una caja grande.
EN EL PATIO – el día de la sesión
Grupo general:
Presentación de la dinámica “Las botellas”.
A continuación un ejemplo de cómo desarrollar la dinámica en un grupo de 42 alumnos(as).
Apoyar a los(as) alumnos(as) a ubicarse en el patio:
• Los(as) alumnos(as) se ubican por grupos, cada uno con una botella a sus pies.
• Al frente, a 3 metros de distancia, ubicar el balde lleno de arena, dentro de la caja.
Avisar que los grupos participarán uno por uno, de la siguiente manera:
• A la cuenta de 3, los 6 participantes de cada grupo corren, con sus botellas en la mano, hacia su respectivo
balde.
• Los participantes de cada grupo deben llenar completamente sus 6 botellas.
• Una vez llenas, los 6 participantes deben correr de regreso al lugar de donde partieron.
• Se sientan en el suelo y ponen fila las 6 botellas, cada una delante de quien la llenó.
• La arena que se cae del balde o de la botella, dentro o fuera de la caja, ya no se puede recoger.
En total cuentan con 5 minutos para completar la tarea: “llenar las botellas”
Grupos pequeños: Todos al mismo tiempo.
1. Proceder con la dinámica: Acción.
• Contar hasta 3 y/o hacer sonar el silbato como señal de partida.
• Dejar correr los 5 minutos.
• Sonar un silbato para avisar que el tiempo ha concluido.
• Aplaudir a los grupos que lograron concluir (se encuentran sentados).
• Invitar a los que no han concluido para que regresen al punto de partida y que tomen asiento.
Trabajo individual: Todos al mismo tiempo.
2. Continuar con la dinámica: Observar, reflexionar y registrar, cada uno en su cuaderno:
• ¿Se llenaron todas las botellas? ¿Cuán llena está la tuya? ¿Quiénes las llenaron y quiénes no?
• ¿Qué hiciste y cómo lo hiciste? ¿Qué hizo tu grupo y cómo lo hicieron?
• ¿Qué resultados obtuvieron?
• ¿Qué de lo que hicieron favoreció o impidió conseguir el resultado?
• ¿Se derramó arena dentro de la caja?
• ¿Qué harías de diferente la siguiente vez para obtener el resultado?
¿Qué sientes que tú grupo podría hacer de diferente para obtener el resultado? ¿Qué le pedirías a tu grupo?
Grupos pequeños: Todos al mismo tiempo.
3. Compartir las observaciones, reflexiones y pedidos (Informarles que después del compartir tendrán una
oportunidad de volver a realizar la dinámica).
4. Proceder nuevamente con la acción de la dinámica (paso 1)
5. Continuar con las reflexiones sobre la dinámica (pasos 2 y 3)
Grupo general: Plenaria.
6. Compartir, en general sobre:
• ¿Qué diferencias hay entre los resultados obtenidos a partir de la primera y de la segunda vez
que se realizó la dinámica?
• ¿Qué cambió en el trabajo individual y de grupo que permitió obtener un mejor resultado?
7. A partir de las reflexiones destacar en la pizarra los elementos / estrategias relacionadas con la
Planificación, organización, dirección y control que reconozcan haber utilizado los(as)alumnos(as).
Complementar la relación, de ser necesario.
8. Precisar con los(as) alumnos(as):
• La diferencia entre el trabajo individual – espontáneo y el trabajo sistemático y en equipo.
• El valor de la planificación, organización, dirección y control (uno por uno)
Primero : En la dinámica desarrollada.
Segundo : En otras dinámicas o trabajos relacionados con su estudio. Tercero : En el caso de alguna empresa conocida de la zona.
• Funciones que necesitan desarrollar los miembros del equipo y las características que requieren tener para poder cumplirlas.
Seguir los tres pasos anteriores (dinámica, trabajos relacionados, empresa de la zona)
¿Cuántos colaboradores internos requieres para tu propuesta de negocio? ¿Qué funciones cumplirían? ¿Qué funciones están relacionadas a la planificación, a la organización, a la dirección y al control? ¿Qué perfil requiere cada uno?
GLOSARIO.
• Autoempleado: persona que genera su propio empleo. Por lo general, se dice del trabajador independiente.
• CTS: derecho del trabajador por Compensación de Tiempo de Servicios que equivale a 1 sueldo anual por cada año laborado. Según dispositivo legal, en la microempresa no se cuenta con este beneficio.
• Fuerza de trabajo: capacidad humana, condiciones físicas y de conocimiento que aporta el trabajador. Personal contratado para el desempeño de una actividad productiva.
• Gratificación: derecho del trabajador, por el cual la empresa abona un equivalente a un sueldo en los meses de julio y diciembre. En las Mypes el beneficio es de medio sueldo en julio y medio sueldo en diciembre, según dispositivo vigente.
• Ingreso: cantidad que percibe una persona y/o una empresa por un servicio prestado o por la venta de un bien.
• Jubilación: situación laboral de un trabajador que, luego de cumplir un determinado número de años de trabajo y cotizar a un fondo de pensiones (AFP o ONP) se hace merecedor de un pago mensual sin laborar. En el Perú, la edad para jubilarse es de 65 años.
• Mercado: desde la perspectiva económica, es el conjunto de operaciones económicas con una serie de reglas de funcionamiento propias que determinan el intercambio de flujos reales y nominales entre quienes ofrecen y quienes demandan un bien o un servicio.
• Microempresa: es la unidad económica que desarrolla actividades económicas a una pequeña escala. Según las normas legales, no pasa de 10 trabajadores y sus ventas máximas anuales no deben pasar las 150 UIT.
• Pequeña empresa: unidad económica con ventas hasta 750 UIT anuales, puede tener hasta
100 trabajadores.
• Proceso: grupo de operaciones o actividades vinculadas o que interactúan para transformar todos los recursos que ingresan en productos de salida (intermedio o finales).Conjunto de fases sucesivas que se aplican en una actividad.
• Procedimiento: es la forma específica para efectivizar una operación, actividad o proceso.
• Recursos: conjunto de medios (personas, conocimientos, capacidades, bienes, tecnología, dinero, etc.) necesarios para el desarrollo de una empresa u organización.
• Salario nominal: el que obtienen los trabajadores como retribución de su trabajo y se expresa mediante dinero.
• Unidad impositiva tributaria: unidad establecida anualmente por el gobierno, para fines tributarios. La UIT para el año 2012 es equivalente a S/.3,650 nuevos soles.
• Vacaciones: derecho del trabajador de descanso pagado por haber laborado un determinado tiempo. Por lo general es 30 días por 12 meses de trabajo. Para la microempresa es de 15 días.
BIBLIOGRAFÍA
• Administración de pequeños negocios Centro Alternativa con auspicio de Intermon Oxfam, Fundación para el Tercer Mundo y la Comunidad de Madrid, Lima, 2007.
• BORGENVALL, Mats, JARSKOG, Hakan, MURRAY, Barbara, y PALMER Cecilia, Mejore Su Negocio Básico 1, 2, 3, 4 y 5. Organización Internacional para el Trabajo Oficina Subregional para los Países Andinos, Lima, 2003.
• D’ALESSIO Fernando. El proceso estratégico: un enfoque de gerencia.
Pearson Prentice Hall, México, 2008.
• DS 007-2008-TR. Texto único ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo – Ley Mype, Diario Oficial El Peruano 30.09.2008, Lima, 2008.
• DS 008-2008-TR. Reglamento del texto único ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa – Reglamento Ley Mype y del acceso al empleo, Diario Oficial El Peruano 30.09.2008, Lima, 2008.
• WALLACE STETTINIUS, ROBLEY WOOD, D. Jr., DOYLE, Jacqueline L., COLLEY John L. Jr., Plan de Negocio: Cómo diseñarlo e implementarlo. Luppa Solutions, de la edición en español, 2010.
• WINBERGER VILLARAN, Karen, Plan de Negocio. Herramienta para evaluar la viabilidad de un negocio. USAID/Perú/Mype Competitiva, Lima,
2009. Con auspicio del Ministerio de la Producción.
WEB RECOMENDADAS
• http://www.rae.es/rae.html Diccionario de la Lengua Española (22va.
Edición). Real Academia Española
• http://www.mintra.gob.pe/mostrarContenido.php?id=60&tip=54
• https://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js Gestión de procesos: parte
2.
• http://www.mintra.gob.pe/mostrarContenido.php?id=60&tip=54 Normas
Laborales - Regímenes Especiales.
AUTOEVALUACIÓN
I. MARCA CON UN ASPA LA RESPUESTA QUE CONSIDERAS CORRECTA.
1. La definición de administración de empresa implica los siguientes elementos:
( ) a. Objetivo – Eficiencia – Recursos Disponibles – Grupo Social
( ) b. Objetivo – Eficacia – Financiamiento – Grupo Social
( ) c. Visión – Eficiencia – Financiamiento – Empresarios
( ) d. Objetivo – Eficiencia – Recursos Disponibles – Empresarios
2. ¿A cuál de las funciones de administración está estrechamente vinculado el proceso de calidad?:
( ) a. Planificación
( ) b. Dirección
( ) c. Control
( ) d. Organización
3. El conjunto de actividades que se inicia con el ingreso de un insumo, lo transforma y entrega un nuevo producto o subproducto se denomina:
( ) a. Actividad
( ) b. Proceso
( ) c. Procedimiento
( ) d. Acción
II.- DADAS LAS SIGUIENTES PROPOSICIONES, MARCA UN ASPA EN LA COLUMNA DE LA LETRA “F” SI CREES QUE ES FALSA O EN LA DE LA “V” SI ES VERDADERA.
1. Las actividades informales reducen la base impositiva, lo cual impide un financiamiento sostenible de bienes públicos y de protección social. ( )
2. La evaluación de desempeño se hace antes de contratar personal. ( )
3. A un trabajador se le formaliza su vínculo laboral mediante contrato. ( )
4. Las MYPES no tienen una normatividad sobre aspectos laborales.( )
5 De acuerdo a las leyes actuales, un trabajador de una microempresa tendrá derecho al período vacacional de 15 días por un año laborado.( )
6 El recurso económico es considerado el activo más valioso de toda organización ( )
III.- SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN DOS COLUMNAS:
EN LA PRIMERA (CON NÚMEROS) SE ENCUENTRA EL TIPO DE INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL – y - EN LA SEGUNDA (CON NÚMEROS ROMANOS MINÚSCULAS) SE ENCUENTRA UNA IDEA GENERAL DEL
SENTIDO DE CADA UNA DE ELLAS.
1. Básica i Conocer su formación y experiencia técnica o profesional
2. Personal ii Conocer habilidades personales y laborales específicas
3. Especializada iii Conocer sus valores como: honradez, lealtad, etc.
¿CUÁL DE LAS SIGUIENTES COMBINACIONES ASOCIA ACERTADAMENTE LAS DOS COLUMNAS? MARCA CON UN ASPA LA RESPUESTA QUE CONSIDERAS CORRECTA.
( ) a. 1 - i ( ) d. 2 - i ( ) g. 3 - i
( ) b. 1 - ii ( ) e. 2 - ii ( ) h. 3 - ii
( ) c. 1 - iii ( ) f. 2 - iii ( ) i. 3 - iii
